Η Sato μας καθοδηγεί όσον αφορά τον τρόπο επιλογής της διαρρύθμισης ενός χώρου εργασίας μέσα από τρία βασικά βήματα. Ανάλογα με τις ανάγκες μιας επιχείρησης και τον τρόπο που αυτή λειτουργεί, τις απαιτήσεις κάθε περιβάλλοντος και τις δραστηριότητες που λαμβάνουν χώρα σε αυτό, η εταιρεία υπογραμμίζει τους βασικούς παράγοντες που διαμορφώνουν με το πιο σωστό και λειτουργικό τρόπο τον εκάστοτε εσωτερικό χώρο εργασίας.

Σε αυτό το άρθρο παρουσιάζονται οι βασικές σχέσεις μεταξύ των τρόπων εργασίας που μπορούν να εφαρμοστούν σε μία επιχείρηση και της κατάλληλης διαρρύθμισης του χώρου. Πριν ξεκινήσει η διαμόρφωση του χώρου ενός γραφείου, υπάρχουν 3 βασικά βήματα που θα πρέπει να ακολουθηθούν, ώστε να βρεθεί η καλύτερη λύση και ο χώρος να προσαρμοστεί κατάλληλα τόσο στις ανάγκες της επιχείρησης, όσο και των υπαλλήλων της. 

Τα 3 βασικά βήματα έχουν να κάνουν με: τον τρόπο εργασίας (working mode), τις δραστηριότητες που πραγματοποιούνται (activities) και τη διαρρύθμιση του χώρου (office arrangement).

Βήμα 1ο: Ποιος είναι ο τρόπος εργασίας του οργανισμού;

  • Ποια είναι ο οργανωτική δομή της επιχείρησης; Εφαρμόζεται εξ’ αποστάσεως ή υβριδική εργασία; Υπάρχει κάποιο κανονιστικό πλαίσιο στην επιχείρηση σχετικά με την εξ’ αποστάσεως εργασία;
  • Τι είδους καθημερινές εργασίες εκτελούν οι εργαζόμενοι; Υπάρχει δυνατότητα κάποιες απ’ αυτές να πραγματοποιηθούν εκτός γραφείου, χωρίς βέβαια να διακυβεύεται η ποιότητα του αποτελέσματος; Ή μήπως τελικά είναι καλύτερα να πραγματοποιούνται στο γραφείο;
  • Χρησιμοποιούν οι εργαζόμενοι εξειδικευμένα εργαλεία ή εξειδικευμένο εξοπλισμό στην καθημερινή τους εργασία; (π.χ. σταθερό υπολογιστή)

Οι απαντήσεις σε αυτά τα ερωτήματα αποτελούν οδηγό, ώστε να αποφασιστεί ποιος είναι ο καταλληλότερος τρόπος εργασίας για το εργαζόμενους.

Τρόποι  Εργασίας:

Στατικός (Stationary)Αυτός το τρόπος εργασίας είναι για τους εργαζόμενους που δεν μπορούν να εργαστούν από οπουδήποτε (π.χ. από το σπίτι) είτε λόγω της φύσης της εργασίας τους, είτε λόγω του ότι χρειάζονται ειδικό εξοπλισμό, είτε διότι διαχειρίζονται υπερβολικά μεγάλο αριθμό έντυπων εγγράφων. Ο συγκεκριμένος τρόπος εργασίας επιλέγεται από επιχειρήσεις που εφαρμόζουν τέτοιου είδους λειτουργία.

Υβριδικός (Hybrid): Ο υβριδικός τρόπος εργασίας είναι για τους εργαζόμενους που μπορούν να εκτελέσουν μέρος της εργασίας τους από οπουδήποτε (π.χ. από το σπίτι) και παραμένουν αντίστοιχα αποτελεσματικοί όπως στο γραφείο.

Εξ’ Αποστάσεως (Remote): Η εξ’ αποστάσεως εργασία είναι για τους εργαζόμενους που μπορούν και εργάζονται εκτός γραφείου συνεχώς. Συνήθως είναι αυτοαπασχολούμενοι/ελεύθεροι επαγγελματίες.

Βήμα 2ο: Ποια είναι η κύρια δραστηριότητα που πραγματοποιείται στο χώρο του γραφείου;

  • Τι είδους δραστηριότητες εκτελούν οι εργαζόμενοι;
  • Πρόκειται για ατομική εργασία ή ομαδική συνεργασία;
  • Ποια δραστηριότητα είναι η σημαντικότερη;
  • Για ποιο λόγο πηγαίνουν οι εργαζόμενοι στο γραφείο;
  • Ποιες δραστηριότητες υποστηρίζει, έστω και σε θεωρητικό επίπεδο, ο χώρος του γραφείου;

Αυτά τα ερωτήματα – και κυρίως οι απαντήσεις σε αυτά – είναι ιδιαίτερα σημαντικά και θα πρέπει πάντοτε να λαμβάνονται υπόψιν από τους υπεύθυνους λήψης αποφάσεων (decision makers) της εταιρίας. Κατ’ αυτόν τον τρόπο θα πρέπει να λαμβάνονται οι αποφάσεις σχετικά με το είδος εργασίας και τη διάταξη του χώρου προκειμένου να υπάρξει μία λειτουργική διαρρύθμιση κατάλληλη και για μεταγενέστερες τροποποιήσεις.

 
Κάθε χώρος γραφείου περιλαμβάνει 4 περιοχές: τη διοικητική περιοχή (administrative), την περιοχή συγκέντρωσης (focus work), την περιοχή επικοινωνίας (communication) και την περιοχή χαλάρωσης (chillout).
 
Οι αναλογίες στο χώρο διαφοροποιούνται πάντοτε με βάση τη φύση των δραστηριοτήτων που εκτελούνται στο γραφείο.Οι δραστηριότητες που εκτελούνται από τους εργαζομένους κατηγοριοποιούνται ως εξής:
  • Δραστηριότητες Ρουτίνας (routine): Οι δραστηριότητες ρουτίνας αφορούν διοικητικές εργασίες και ατομικά καθήκοντα. Είναι οι εργασίες που κυριαρχούν σε εταιρίες, όπου τα διοικητικά καθήκοντα (συγγραφή e-mails, συμπλήρωση εγγράφων, ανάπτυξη λογισμικού/προγραμμάτων, επεξεργασία δεδομένων κ.λπ.) αποτελούν τις βασικές αρμοδιότητες των εργαζομένων. Αυτές οι δραστηριότητες είναι κυρίως ατομικές και οι εργαζόμενοι δεν απαιτείται να έχουν ιδιαίτερη επικοινωνία με τους συναδέλφους τους.
  • Σύλληψη Ιδεών και Δημιουργική Εργασία (brainstorming, concept and creative work): Οι δημιουργικές δραστηριότητες εφαρμόζονται σε εταιρίες που εστιάζουν κυρίως στη δημιουργία σχέσεων και στην ανταλλαγή σκέψεων ή πληροφοριών (π.χ. διαφημιστικές εταιρίες)
  • Μεικτές Δραστηριότητες (blended activities): Είναι οι δραστηριότητες κατά τις οποίες, η φύση της εργασίας συνδυάζει ταυτόχρονα δραστηριότητες ρουτίνας, επικοινωνία και δημιουργικές εργασίες.

Βήμα 3ο: Τι είδος γραφείου?

Το είδος του γραφείου που θα επιλέξετε, αποτελεί το τελευταίο κομμάτι της διαδικασίας λήψης απόφασης αναφορικά με τη διαμόρφωση του χώρου εργασίας. Μόλις κατανοήσετε ποιος χώρος εργασίας καλύπτει τις ανάγκες σας, σύμφωνα με τις δραστηριότητες που θα εκτελούνται εκεί, τότε μπορείτε να αποφασίσετε το πως θα διαμορφώσετε το χώρο. Θα χρειαστεί να έχετε στο νου σας ότι το γραφείο πρέπει να παρέχει κυρίως υποστήριξη – και όχι περιορισμούς – στους εργαζομένους και να εναρμονίζεται με την αποτελεσματική εκτέλεση των καθηκόντων.

Κινητό Γραφείο (Cellular Office)

Είναι ο χώρος που πραγματοποιούνται κυρίως διοικητικά καθήκοντα. Επομένως, ο βασικός χώρος του γραφείου θα πρέπει να είναι σχεδιασμένος σύμφωνα με τις ανάγκες όσων εργάζονται πίσω από ένα γραφείο ή απασχολούνται με εργασίες τεχνικής φύσης. Αυτή η διαρρύθμιση εξασφαλίζει την απαιτούμενη ιδιωτικότητα και προσφέρει στον κάθε εργαζόμενο το δικό του προσωπικό χώρο εργασίας.
 
Σαφής απάντηση για τον καλύτερο τρόπο εργασίας ή την ιδανικότερη διαρρύθμιση του χώρου δεν υπάρχει. Κάθε είδος διαθέτει τα δικά του πλεονεκτήματα, τις δικές του μελλοντικές προοπτικές προσαρμογής και τη δική του σχεδίαση, ώστε να καλύπτει ένα συγκεκριμένο εύρος δραστηριοτήτων.
Επιλέγοντας τον τρόπο εργασίας, τις δραστηριότητες που εκτελούνται, την οργάνωση και τη διαρρύθμιση του χώρου, το τελευταίο πράγμα που θα πρέπει να λάβετε υπόψιν είναι οι αισθητικές τάσεις της μόδας.
 
Οι συγκεκριμένες αποφάσεις είναι ιδιαίτερα σημαντικές για τη λειτουργία της επιχείρησης και το αποτέλεσμα αυτών θα πρέπει να ταιριάζει με την κουλτούρα της και να εξυπηρετεί τα καθήκοντα των εργαζομένων.Υπάρχουν αρκετά παραδείγματα τέτοιου είδους αποφάσεων σε επιχειρήσεις, που ήρθαν σε αντίθεση με τις ανάγκες των εργαζομένων.
 
Σε συγκεκριμένο παράδειγμα επιχείρησης, ο υπεύθυνος για τη διαρρύθμιση του χώρου αντιλήφθηκε πλήρως τη συγκεκριμένη αντίθεση, όταν αποφάσισε να υλοποιήσει μία ιδέα υβριδικού μοντέλου εργασίας στην επιχείρηση. Ο συγκεκριμένος υπεύθυνος, επικεντρώθηκε στο γεγονός ότι ορισμένοι από τους εργαζομένους ήταν εξοικειωμένοι με την υβριδική μορφή εργασίας. Όμως, η κουλτούρα και οι βασικές δραστηριότητες της επιχείρησης (ατομικές και δημιουργικές εργασίες) όχι μόνο απέτρεψαν την επιτυχημένη εφαρμογή αυτού του μοντέλου, αλλά επιπλέον δυσκόλεψαν και την καθημερινότητα των εργαζομένων, οι οποίοι δεν μπορούσαν να προσαρμοστούν στις αλλαγές που πρόσφατα εφαρμόστηκαν στο χώρο.
 
Το γεγονός αυτό, οδήγησε τον υπεύθυνο της επιχείρησης να επανεξετάσει τα πρώτα βασικά βήματα του άρθρου, ώστε να βρεθεί η καταλληλότερη λύση.‘’Τι είδους καθημερινές εργασίες εκτελούν οι εργαζόμενοι; Υπάρχει δυνατότητα κάποιες απ’ αυτές να πραγματοποιηθούν εκτός γραφείου, χωρίς βέβαια να διακυβεύεται η ποιότητα του αποτελέσματος; Ή μήπως τελικά είναι καλύτερα να πραγματοποιούνται στο γραφείο;’’

Συνοψίζοντας, γίνεται εύκολα αντιληπτό πως ακόμη και ο καλύτερα διαμορφωμένος χώρος γραφείου, μπορεί να δημιουργήσει προβλήματα εάν δεν είναι κατάλληλα προσαρμοσμένος στις συνολικές ανάγκες της επιχείρησης.


RELATED ARTICLES