Please Insert Coin | Change Orders και Αρχιτεκτονική

Τα Change Orders είναι οι εργασίες οι οποίες δεν ήταν απαιτούμενες κατά το αρχικό Brief του πελάτη προς τον αρχιτέκτονα και κατά συνέπεια, δεν είχαν συμπεριληφθεί στην αρχική προσφορά.

Οι αλλαγές στον αρχιτεκτονικό κόσμο είναι ένα φαινόμενο σύνηθες όπου το παράδοξο δεν είναι να υπάρχουν αλλαγές αλλά να μην υπάρχουν. Όταν όμως δεν υπάρχει η σωστή διαχείριση αυτών των αλλαγών, αυτές μπορεί να εξαντλήσουν τους πόρους ενός γραφείου, να διαταράξουν τα χρονοδιαγράμματα και να επηρεάσουν σημαντικά την οικονομική απόδοση των έργων. Ακόμη πιο σύνηθες δε, είναι να καλείται ένα γραφείο να εκτελέσει αυτές τις αλλαγές χωρίς να λαμβάνει επιπρόσθετη αποζημίωση από τον πελάτη, οδηγώντας το σε προβλήματα ταμειακών ροών, χαμηλά περιθώρια κέρδους και συχνές καθυστερήσεις. Ο εντοπισμός και η αποτελεσματική διαχείριση των Change Orders δεν είναι απλώς μια αναγκαιότητα – είναι ζωτικής σημασίας για την επαρκή κερδοφορία του κάθε έργου. Σε αυτό το άρθρο, θα διερευνήσουμε τι είναι τα Change Orders, γιατί και πώς συμβαίνουν, ποιες είναι οι επιπτώσεις τους και κυρίως πώς μπορεί ένα γραφείο να τις διαχειριστεί αποτελεσματικά διαφυλάσσοντας την οικονομική του απόδοση.

Ποιες είναι οι πιο συνήθεις αιτίες;

Μεταβολή Χρονοδιαγράμματος Έργου

Μερικές φορές, απαιτείται από τον πελάτη η μεταβολή του αρχικώς συμφωνηθέντος χρονοδιαγράμματος, είτε για να επιταχυνθεί η ημερομηνία ολοκλήρωσης, είτε για να μεταφερθεί σε μετέπειτα χρόνο. Αυτές οι απαραίτητες αλλαγές, μπορούν να οδηγήσουν σε σημαντικές τροποποιήσεις στο σχεδιασμό, στην επάνδρωση του έργου ή ακόμη και στις μεθόδους κατασκευής έτσι ώστε ο αρχιτέκτονας να ανταποκριθεί επιτυχώς στα νέα χρονικά όρια διασφαλίζοντας παράλληλα πως η ποιότητα και η λειτουργικότητα δεν θα υπονομευτούν.

Αλλαγή στις Προτιμήσεις

Καθώς οι πελάτες βλέπουν το έργο τους να παίρνει μορφή, συχνά αποκτούν μια πιο σαφή κατανόηση του τι ακριβώς θέλουν. Οι αρχικές ιδέες μπορούν να εξελιχθούν, οδηγώντας σε νέες σχεδιαστικές κατευθύνσεις και λειτουργικές απαιτήσεις. Όλες αυτές οι αλλαγές μπορεί να απαιτούν από τον αρχιτέκτονα από μικρές πινελιές έως και ριζικές αναδιατάξεις.

Αλλαγές στον Προϋπολογισμό & Value Engineering

Συχνά στα έργα ο προϋπολογισμός χρειάζεται να αλλάξει. Ειδικά στις περιπτώσεις όπου απαιτείται Value Engineering σε μεταγενέστερα στάδια αυτό προκαλεί σημαντικές αλλαγές τόσο στο σχεδιασμό όσο και στα υλικά αλλά και τον τρόπο κατασκευής, με τον αρχιτέκτονα να πρέπει να επενδύσει σημαντικούς πόρους για επανασχεδιασμό.

Παρανοήσεις ή Διευκρινίσεις

Η έλλειψη σαφήνειας είτε στο Brief είτε στα αρχικά στάδια του έργου είναι πολλές φορές σημαντικό πεδίο αλλαγών. Καθώς οι πελάτες βλέπουν την πρόοδο του έργου, μπορεί να συνειδητοποιήσουν ότι ορισμένες πτυχές του σχεδιασμού δεν πληρούν τις αρχικές – συχνά αδήλωτες – προσδοκίες ή απαιτήσεις τους.

Ρυθμιστικές Αλλαγές

Νέοι ή ενημερωμένοι οικοδομικοί κώδικες ή άλλες ρυθμιστικές απαιτήσεις μπορούν να επιφέρουν απαιτούμενες αλλαγές ακόμη σε προγενέστερες φάσεις του έργου με αποτέλεσμα να απαιτείται επανασχεδιασμός από το αρχιτεκτονικό γραφείο. 

Διαθεσιμότητα υλικών

Η διαθεσιμότητα των υλικών, ειδικά σε μία αγορά σαν την ελληνική, μεταβάλλεται από μέρα σε μέρα. Οι καθυστερήσεις στην λήψη αποφάσεων εκ μέρους του πελάτη είτε για την επιλογή υλικών και εξοπλισμού, είτε για την παραγγελία αυτών, έχει συχνά ως αποτέλεσμα ο αρχιτέκτονας να κληθεί να επαναλάβει προηγούμενα στάδια της μελέτης και να επανεξετάσει λίστες υλικών & εξοπλισμού τις οποίες ήδη έχει καταρτίσει. 

Άλλες επιρροές

Διάφορες άλλες εξωτερικές επιρροές, όπως οι τάσεις της αγοράς, τα μέσα κοινωνικής δικτύωσης ή οι συμβουλές από φίλους και οικογένεια, μπορούν να οδηγήσουν τους πελάτες να επανεξετάσουν αποφάσεις που ήδη έχουν πάρει και να ζητήσουν να ενσωματωθούν στο έργο.

Ποιος είναι ο αντίκτυπος;

Εν κατακλείδι, όλες οι αλλαγές που προαναφέραμε απαιτούν χρόνο, πόρους και προσπάθεια. Εάν δε αυτές οι αλλαγές εκτελεστούν και χωρίς αμοιβή, τότε μπορούν να έχουν σημαντικό αρνητικό αντίκτυπο στην λειτουργία του:

Εξάντληση Πόρων: Κάθε Change Order απαιτεί επιπλέον χρόνο, προσπάθεια και ανθρώπινους πόρους, κάτι που μπορεί να αποσυντονίσει την ομαλή λειτουργία των υπόλοιπων έργων του γραφείου.

Προβληματικό Cashflow: Το αρχιτεκτονικό γραφείο “στραγγαλίζεται” οικονομικά και γίνεται τράπεζα για τον πελάτη, καθώς αντί να χρηματοδοτεί ο πελάτης το έργο το χρηματοδοτεί ο αρχιτέκτονας.

Χαμηλά Περιθώρια Κέρδους: Με τα κόστη του έργου να είναι σημαντικά αυξημένα σε σχέση με τον αρχικό τους προϋπολογισμό στην αρχική αμοιβή, τα περιθώρια κέρδους μειώνονται με αποτέλεσμα να επηρεάζεται η συνολική οικονομική απόδοση του γραφείου.

Καθυστερήσεις Έργου: Καθυστερήσεις στα έργα, οι οποίες με τη σειρά τους επιβαρύνουν όλο τον κύκλο τιμολόγησης του γραφείου και περιπλέκουν τη σωστή οικονομική διαχείριση.

Κακό Προηγούμενο: Η άνευ αποδοχών εκτέλεση των Change Orders θέτει “κακό προηγούμενο” με τον πελάτη και δεν επιτρέπει να μπουν οι σωστές βάσεις για τα επόμενα έργα με τον ίδιο πελάτη.

Τι μπορούμε να κάνουμε

Τώρα που εξετάσαμε τι είναι τα Change Orders, τους λόγους για τους οποίους συνήθως προκύπτουν αλλά και το ποιες είναι οι επιπτώσεις τους, είναι σαφές ότι συχνά αποτελούν μια σημαντική πρόκληση για κάθε αρχιτεκτονικό γραφείο. Οι προκλήσεις αυτές απαιτούν άμεση προσοχή και σωστή διαχείριση.

Ωστόσο, τα καλά νέα είναι ότι με τον σωστό χειρισμό και τη σωστή στρατηγική μπορεί ο αρχιτέκτονας να διαχειριστεί αποτελεσματικά αυτές τις αλλαγές. Ας εξερευνήσουμε μερικές πρακτικές συμβουλές για την ομαλή διαχείριση των Change Orders, έτσι ώστε ο αρχιτέκτονας να είναι το ίδιο ικανοποιημένος με τον πελάτη.

1. Αλλαγή νοοτροπίας

Είναι κρίσιμο να απομακρυνθούμε από την ιδέα ότι οι αρχιτέκτονες πρέπει στις μελέτες τους να περιλαμβάνουν δωρεάν υπηρεσίες γιατί αυτό σημαίνει άριστη εξυπηρέτηση και δείχνει αφοσίωση στους πελάτες τους.

2. Σαφή Στοιχεία του Έργου (Scope of Work) και ξεκάθαρες προσδοκίες

Όταν η προσφορά που στέλνει ο αρχιτέκτονας στον πελάτη περιέχει λεπτομερώς και με ακρίβεια τα στοιχεία το SOW, αυτό βοηθά στην πρόληψη παρανοήσεων και θέτει μια ισχυρή βάση για την σωστή αναγνώριση, επικοινωνία και διαχείριση οποιονδήποτε μελλοντικών Change Orders. Επίσης είναι εξαιρετικά σημαντικό να υπάρχει ξεκάθαρη περιγραφή της διαδικασίας διαχείρισης των Change Orders και πώς αυτώ μπορούν να επηρεάσουν την αμοιβή και το γενικό χρονοδιάγραμμα του έργου.

3. Παρακολούθηση προόδου έργου και κόστους

Είναι εξαιρετικής σημασίας η παρακολούθηση των ωρών τις οποίες έχει επενδύσει ο αρχιτέκτονας στο συγκεκριμένο έργο. Όχι μόνο σαν απόλυτο αριθμό, αλλά πιο σημαντικά, τόσο σε σχέση με τον προϋπολογισμό ωρών που έχει συνολικά για το συγκεκριμένο έργο, όσο και σε σχέση με την παρούσα χρονική στιγμή του έργου.

4. Εκπαίδευση ομάδας

Διασφάλιση ότι η ομάδα μας κατανοεί πλήρως το SOW του κάθε έργου, μπορεί να εντοπίζει πιθανά Change Orders και να σηκώνει το σημαιάκι προδραστικά και όχι αντιδραστικά. Εκπαίδευση στις διαδικασίες, τεκμηρίωση και επικοινωνία για την έγκαιρη ανάδειξη ζητημάτων πριν αυτά γίνουν προβλήματα.

5. Έγκαιρη επικοινωνία με τον πελάτη

Έγκαιρη επικοινωνία με τον πελάτη όταν προκύπτουν Change Orders, πριν το γραφείο να ξεκινήσει να τα εκτελεί και εφαρμογή διαδικασιών διαχείρισης με την απαραίτητη γραπτή τεκμηρίωση.

Συμπέρασμα

Τα Change Orders μπορεί συχνά να είναι πρόκλησεις απειλώντας τόσο την οικονομική σταθερότητα του γραφείου, όσο και τα χρονοδιαγράμματα των έργων. Ωστόσο, αυτές οι προκλήσεις αναδεικνύουν επίσης την σπουδαία αξία που φέρνει ο αρχιτέκτονας στο έργο. Με σαφή SOW, προδραστική και όχι αντιδραστική επικοινωνία, διαδικασίες ακριβούς τεκμηρίωσης και έγκρισης των Change Orders ο αρχιτέκτονας μπορεί να μετατρέψει τα Change Orders σε ευκαιρίες.

Ήρθε η ώρα να απομακρυνθούμε από τη νοοτροπία της απλήρωτης εργασίας, να αναγνωρίσουμε την πραγματική αξία της τεχνογνωσίας που φέρνει ο αρχιτέκτονας στα έργα, και να επαναπροσδιορίσουμε το δρόμο προς την επιτυχία, σε αυτό το όμορφο και δύσκολο παιχνίδι που λέγεται αρχιτεκτονικό έργο.

Κα όπως σε κάθε παιχνίδι που τελειώνει ο χρόνος μας είναι απαραίτητο να βάλουμε κέρμα για να συνεχίσουμε. Please Insert Coin and let the game begin!

Δημήτρης Μανωλάς 

Ο Δημήτρης Μανωλάς είναι ένας από τους κορυφαίους ειδικούς σε management και financial controlling αρχιτεκτονικών γραφείων και διευθύνει στην Ελλάδα την εταιρεία Precise. 

Mε έδρα το Ισραήλ, και γραφεία στην Νέα Υόρκη, Λονδίνο, Τελ Αβίβ, και πλεον και στην Αθήνα, η εταιρεία Precise με εξειδίκευση στον Αρχιτεκτονικό Κλάδο παρέχει in-house υπηρεσίες Management και Financial Control σε πάνω απο 600 Αρχιτεκτονικά γραφεία σε όλο τον κόσμο.