Ένα συνηθισμένο πρόβλημα για τους αρχιτέκτονες είναι η επιπλέον δουλειά που κάνουν χωρίς να αμείβονται. Αυτό δεν συμβαίνει λόγω ασυνέπειας ή κακής πρόθεσης του πελάτη αλλά λόγω του τρόπου με τον οποίο κοστολογούνται οι αρχιτεκτονικές εργασίες.
Τα αρχιτεκτονικά γραφεία συνήθως χρεώνουν τους πελάτες τους ανά έργο και όχι ανά ώρα. Αυτό φυσικά εξυπηρετεί τους πελάτες καθότι με αυτό τον τρόπο μπορούν να υπολογίσουν με μεγαλύτερη ακρίβεια τα έξοδα της εταιρείας τους και να μην ξεφεύγουν από τον προϋπολογισμό τους.
-text by the authors
Πολύ συχνά όμως, κατά τη διάρκεια υλοποίησης του έργου, προκύπτουν διορθώσεις και αλλαγές ή και επιπλέον συναντήσεις με τους πελάτες και τα υπόλοιπα εμπλεκόμενα μέρη. Τότε είναι που ξεκινούν και τα κρυφά κόστη προς το αρχιτεκτονικό γραφείο ή τον ιδιώτη αρχιτέκτονα, καθώς εργάζεστε επιπλέον ώρες, τις οποίες δεν είχατε προβλέψει και για τις οποίες δεν θα πληρωθείτε. Για κάθε επιπλέον ώρα που εργάζεστε χωρίς να πληρώνεστε, το αρχιτεκτονικό γραφείο σας χάνει χρήματα και το κέρδος από το έργο μειώνεται.
Το λάθος που έχετε κάνει αρχικά είναι ότι δεν ορίσατε έναν μέγιστο αριθμό διορθώσεων στο συμβόλαιό σας και τις χρεώσεις που ισχύουν πέραν αυτού. Θέτοντας ένα μέγιστο όριο και χρησιμοποιώντας μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου (time tracking) για τις επιπλέον ώρες εργασίας, θα μπορέσετε να εξασφαλίσετε μια δίκαιη αμοιβή για τη δουλειά σας και, μακροπρόθεσμα, την οικονομική ευρωστία της επιχείρησής σας.
Η χρήση μιας εφαρμογής time tracking δίνει λύση σε αυτό αλλά και σε προβλήματα παραγωγικότητας. Τα τελευταία χρόνια, όλο και περισσότερα γραφεία και freelancers χρησιμοποιούν κάποια υπηρεσία time tracking και καταγράφουν ο,τιδήποτε κάνουν μέχρι την παράδοση του τελικού έργου. Και απ’ ό,τι φαίνεται κάνουν καλά!
Γιατί ένα αρχιτεκτονικό γραφείο αξίζει να χρησιμοποιεί ένα σύστημα time tracking
- Επειδή χρεώνετε τους πελάτες σας με την ώρα
Αν χρεώνετε τους πελάτες σας με την ώρα, η χρήση μιας εφαρμογής καταγραφής χρόνου είναι μονόδρομος. Με μια εφαρμογή time tracking, κάθε ώρα εργασίας καταγράφεται και χρεώνεται. Παράλληλα, καταγράφοντας τις ώρες εργασίας σας, οι πελάτες θα γνωρίζουν ακριβώς πόσο χρόνο καταναλώσατε και σε ποιες εργασίες. Με αυτόν τον τρόπο, θα μπορούν να κατανοήσουν καλύτερα πώς προέκυψε η τελική χρέωση.
Επιπλέον, επιλέγοντας μια εφαρμογή η οποία διαθέτει πύλη πελατών, οι πελάτες θα έχουν άμεση πρόσβαση στα timesheet σας ανά πάσα στιγμή και θα μπορούν να ενημερώνονται για την πρόοδο του έργου αλλά και το κόστος στο οποίο έχει ανέλθει. Απόλυτη διαφάνεια για απόλυτη εμπιστοσύνη!
- Για να μην ζημιώνεστε από επιπλέον ώρες εργασίας
Ο μόνος τρόπος να είστε σίγουροι ότι η τελική χρέωση προς τον πελάτη καλύπτει το πραγματικό κόστος ενός έργου είναι η χρήση μιας εφαρμογής time tracking. Είτε χρεώνετε με την ώρα είτε ανά έργο, η χρήση ενός τέτοιου εργαλείου εξασφαλίζει ότι θα πληρωθείτε για κάθε λεπτό που έχετε εργαστεί. Διαφορετικά, παίρνετε το ρίσκο να εργαστείτε επιπλέον ώρες τις οποίες δεν θα πληρωθείτε. Η έξτρα εργασία μπορεί να είναι ο λόγος που θα απορρίψετε μια άλλη επαγγελματική πρόταση, κάτι που προκαλεί ακόμα μεγαλύτερη ζημιά στο γραφείο σας.
Η χρήση time tracking κρίνεται ακόμα πιο απαραίτητη σε περίπτωση που αναλαμβάνετε έναν καινούριο πελάτη. Και αυτό γιατί δεν γνωρίζετε πόσο απαιτητικός μπορεί να είναι και πόσες φορές μπορεί να ζητήσει να γίνουν διορθώσεις. Επιπλέον, η καταγραφή χρόνου μπορεί να θέσει και ένα όριο στις διορθώσεις, καθώς πολλοί πελάτες θα το συνυπολογίσουν και θα είναι πιο συγκεκριμένοι εξαρχής.
- Για να έχετε καλύτερη εικόνα για το πότε θα ολοκληρωθεί το project
Μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου σας επιτρέπει να γνωρίζετε ανά πάσα στιγμή όχι μόνο σε ποιο στάδιο βρίσκεστε και πόσο απέχετε από την ολοκλήρωση του έργου, αλλά και με τι ρυθμό εργάζεστε. Αυτό σας επιτρέπει να διαχειριστείτε καλύτερα τον εναπομείναντα χρόνο και να προσαρμόσετε τον ρυθμό εργασίας ή να κάνετε ανακαταμερισμό εργασιών ώστε να παραδώσετε το έργο εντός της προθεσμίας.
Εξίσου σημαντικό είναι το ότι θα μπορέσετε να αιτιολογήσετε την κάθε σας κίνηση και απόφαση στον πελάτη σας με αποδείξεις. Ακόμα και αν χρειαστεί να ζητήσετε παράταση, για παράδειγμα, θα μπορέσετε να το κάνετε έγκαιρα εξηγώντας στον πελάτη σε τι οφείλεται η καθυστέρηση. Η συνέπεια και ο επαγγελματισμός θα σας εξασφαλίσουν σταθερές συνεργασίες αλλά και νέες μέσω referrals από ευχαριστημένους πελάτες.
- Για να κοστολογείτε καλύτερα τα projects
Το time tracking είναι ιδανικό ακόμα για τους επαγγελματίες που χρεώνουν με fixed fee για τις υπηρεσίες τους. Καταγράφοντας τον χρόνο που αφιερώνετε σε κάθε επιμέρους εργασία, με τον καιρό θα έχετε καλύτερη εικόνα του χρόνου που χρειάζεστε για κάθε είδους task και θα μπορείτε να κοστολογήσετε με μεγαλύτερη ακρίβεια τα projects σας. Αυτό, όπως είναι προφανές, είναι εξαιρετικά σημαντικό για την κερδοφορία του γραφείου σας αλλά πολλές φορές και για την ίδια την επιβίωσή του, ειδικά τα πρώτα χρόνια της λειτουργίας του.
- Για να αυξήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας σας
Καταγράφοντας τον χρόνο σας μπορείτε επιπλέον να “πειραματιστείτε” με την ομάδα σας μέχρι να πετύχετε τον ιδανικό καταμερισμό εργασιών και να αξιοποιήσετε τις ικανότητες κάθε συνεργάτη σας στο έπακρο. Αναθέστε διαφορετικές εργασίες σε διαφορετικά άτομα και χρησιμοποιήστε την εφαρμογή time tracking ώστε να εντοπίσετε ποιο είναι το δυνατό σημείο του κάθε συνεργάτη σας. Και όχι μόνο αυτό — με το time tracking θα καταλάβετε ποιοι συνεργάτες σας είναι υπερβολικά φορτωμένοι και ποιοι σχετικά χαλαροί και θα προσαρμόσετε ανάλογα τις αναθέσεις.
Επιπλέον, γνωρίζοντας τον τρόπο με τον οποίο εργάζεστε και τον ακριβή χρόνο που χρειάζεστε για να ολοκληρώσετε ένα έργο, θα είστε σε θέση να εντοπίσετε και να διορθώσετε κάποιες αντιπαραγωγικές συνήθειες της ομάδας σας. Έτσι, θα καταφέρετε να μειώσετε τον χρόνο παράδοσης και να αυξήσετε την παραγωγικότητα της ομάδας γενικότερα. Επιπλέον, ίσως διαπιστώσετε ότι τα εμπόδια στην αποδοτικότητα της ομάδας σας τα βάζετε εσείς οι ίδιοι, όπως με τα άσκοπα meetings (ναι, πρέπει να τα καταγράφετε και αυτά!).
- Για να γνωρίζει ο πελάτης πόσες ώρες έχετε εργαστεί
Ανεξάρτητα από τον τρόπο χρέωσης που έχετε επιλέξει, είναι σημαντικό ο πελάτης να γνωρίζει πόσες ώρες έχετε εργαστεί. Ειδικά στην περίπτωση του flat fee, ο πελάτης θα νιώσει πολύ πιο σίγουρος για την αμοιβή που έχετε ορίσει αν γνωρίζει ότι πίσω από αυτή κρύβονται πράγματι αρκετές ώρες εργασίας. Σε κάθε περίπτωση, θα μπορεί να έχει και ο ίδιος καλύτερη εικόνα για τον ρυθμό και την αποτελεσματικότητα της εργασίας σας, και θα εκτιμήσει περισσότερο το αποτέλεσμα.
- Για να έχετε πρόσβαση στα οφέλη της ηλεκτρονικής τιμολόγησης
Μια ολοκληρωμένη πλατφόρμα time tracking σας προσφέρει και τη δυνατότητα να δημιουργείτε ηλεκτρονικά τιμολόγια, ενημερώνοντας αυτόματα και το myDATA. Επιπλέον, εάν χρεώνετε τους πελάτες σας με την ώρα, απλά καταχωρείτε στην πλατφόρμα την ωριαία χρέωση, καταγράφετε τον χρόνο σας και τυχόν επιπλέον έξοδα, και το σύστημα ηλεκτρονικής τιμολόγησης κάνει αυτόματα τους υπολογισμούς και εκδίδει τα τιμολόγιά σας!
Από όλα τα παραπάνω, προκύπτει ότι μια εφαρμογή καταγραφής χρόνου θα απλοποιήσει τη δουλειά σας, θα σας βοηθήσει να αναπτύξετε σχέσεις εμπιστοσύνης με τους πελάτες σας και θα συμβάλει θετικά στην κερδοφορία του γραφείου σας.
Βέβαια όπως με όλες τις κατηγορίες software, έτσι και στο time tracking οι επιλογές είναι πάρα πολλές. To Elorus είναι ένα time tracking και billing software που για πάνω από 5 χρόνια βρίσκεται μπροστά στις αλλαγές της Ελληνικής νομοθεσίας αλλά και στις τεχνολογίες που χρησιμοποιούν σύγχρονα agencies έτσι ώστε να καταγράψουν χρόνο και να τιμολογήσουν τα project τους. Ειδικά τώρα που έγινε υποχρεωτική η αποστολή τιμολογίων και αποδείξεων στην πλατφόρμα myDATA, και η ηλεκτρονική τιμολόγηση εντάσσεται πλέον στην καθημερινότητά μας, έχετε ένα ακόμα σοβαρό λόγο για να το δοκιμάσετε.
Εμείς από την πλευρά μας, σε συνεργασία με το Elorus, σας εξασφαλίσαμε μια ετήσια συνδρομή στο Standard πακέτο για τους 10 πρώτους που θα κάνουν εγγραφή στην πλατφόρμα. Απλά κατά τη διάρκεια της εγγραφής σας χρησιμοποιείστε το κουπόνι ARCHISEARCH. Ακόμα και αν δεν προλάβετε, η δωρεάν έκδοση του Elorus θα καλύψει πολλές από τις ανάγκες σας.
READ ALSO: Η Ελλάδα του αύριο, σχεδιάζεται τώρα. Το πάνελ της Prodexpo “Luxury these days has become tiresome” με μία ματιά.